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對商界而言，舉辦新品發(fā)布會活動，是自己聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)與客戶之間的相互關(guān)系的一種最重要的手段。新品發(fā)布會的常規(guī)形式是由某一商界單位或幾個有關(guān)的商界單位出面，將有關(guān)的客戶或者潛在客戶邀請到一起，在特定的時間里和特定的地點內(nèi)舉行一次會議，宣布一新產(chǎn)品。對于企業(yè)來說，新品發(fā)布會的流程制定非常重要，由于企業(yè)新品發(fā)布會關(guān)系著未來的銷售，所以公道甚至出彩的產(chǎn)品發(fā)布會策劃會給新產(chǎn)品的推出形成正面的影響。睿陽活動策劃以其自身雄厚實力和多年豐富的實戰(zhàn)經(jīng)驗，說說如何做一個完美的新品發(fā)布會策劃方案。
一、企業(yè)新品上市發(fā)布會的預(yù)備
籌備新聞發(fā)布會，要做的預(yù)備工作很多，其中最重要的是，要做好時機的選擇、職員的按排、記者的邀請、會場的布置和材料預(yù)備等。
1、時機的選擇
在確定新品上市發(fā)布會的時機之前，應(yīng)明確兩點：一是確定新品上市新聞發(fā)布的價值，即對此新品，要論證其是否具有專門召集記者前來予以報道的新聞價值，要選擇恰當?shù)男侣?ldquo;由頭”。二是應(yīng)確認新品上市發(fā)表緊迫性的最佳時機。
假如基于以上兩點，確認要召開新品上市發(fā)布會的話，要選擇恰當?shù)恼匍_時機：要避開節(jié)日與假日，避開本地的重大活動，避開其他單位的發(fā)布會，還要避開與新聞界的宣傳報道重點相左或撞車。恰當?shù)臅r機選擇是企業(yè)新品上市發(fā)布會取得成功的保障。
2、職員的安排
企業(yè)新品上市發(fā)布會的職員安排關(guān)鍵是要選好主持人和發(fā)言人。發(fā)布會的主持人應(yīng)由主辦單位的公關(guān)部長、辦公室主任或秘書長擔任。廣東沙狐文化總結(jié)出其基本條件是：儀表堂堂，年富力強，見多識廣，反應(yīng)靈活，語言流暢，幽默風趣，善于把握大局，引導提問和控制會場，具有豐富的主持會議的經(jīng)驗。
新聞發(fā)言人由本單位的主要負責人擔任，除了在社會上口碑較好、與新聞界關(guān)系為融洽之外，對其基本要求是修養(yǎng)良好、學識淵博、思維靈敏、能言善辯、彬彬有禮。
新品上市發(fā)布會還要精選一批負責會議現(xiàn)場工作的禮節(jié)接待職員，一般由相貌端正、工作認真負責、善于交際應(yīng)酬的年輕女性擔任。值得留意的是，所有出席發(fā)布會的職員均需在會上佩戴事先同一制作的胸卡，胸卡上面要寫清姓名、單位、部分與職務(wù)。
3、記者的邀請
對出席新品上市發(fā)布會的記者要事先確定其范圍，具體應(yīng)視題目涉及范圍或事件發(fā)生的地點而定。一般情況下，與會者應(yīng)是與特定事件相關(guān)的新聞界人士和相紅臉關(guān)公眾代表。組織為了進步單位的著名度，擴大組織的影響而公布某一消息時，邀請的新聞單位通常多多益。廣東沙狐文化總結(jié)出邀請時要盡可能地先邀請影響大、報道公正、口碑良好的新聞單位。如事件和消息只涉及某一城市，一般就只請當?shù)氐男侣動浾邊⒓泳涂梢浴?br />
另外，確定邀請的記者后，請柬最好要提前一周發(fā)出，會前還應(yīng)用電話提醒。
4、會場的布置
新品上市發(fā)布會的地點除了可考慮在本單位或事件所在地舉行外，可考慮租用大賓館、大飯店舉行，假如?？丛煊癯蓢杂绊懙?，則可在首都或某1大城市舉行。發(fā)布會現(xiàn)場應(yīng)交通便利、條件舒適、大小合適。會議的桌子最好不用長方形的，要用圓形的，大家圍成1個圓圈，顯得氣氛和諧，主賓同等，當然這只適用于小型會議。大型會議應(yīng)設(shè)主席臺席位、記者席位、來賓席位等。
5、材料的預(yù)備
在舉行新品上市發(fā)布會之前，廣東沙狐文化總結(jié)出主辦單位要事先預(yù)備好如下材料：一是發(fā)言提綱。它是發(fā)言人在發(fā)布會上進行正式發(fā)言時的發(fā)言提要，它要緊扣主題，體現(xiàn)全面、正確、生動、真實的原則。二是題目提綱。為了使發(fā)言人在現(xiàn)場正式回答提問時表現(xiàn)自如，可以對被問的主要題目進行猜測的基礎(chǔ)上，形成問答提綱及相應(yīng)答案，供發(fā)言人參考。三是報道提綱。事先必須精心預(yù)備一份以有關(guān)數(shù)據(jù)、圖片、資料為主的報道提綱，并認真打印出來，在發(fā)布會上提供給新聞記者。在報道提綱上應(yīng)列出本單位的名稱、聯(lián)系方式等，便于日后聯(lián)系。四是形象化視聽材料。這些材料供與會者利用，可增強發(fā)布會的效果。它包括：圖表、照片、實物、模型、錄音、錄像、影片、幻燈片、光碟等。
二、新品上市發(fā)布會進行過程中的禮節(jié)
1、搞好會議簽到
要搞好發(fā)布會的簽到工作，讓記者和來賓在事先預(yù)備好的簽到簿上簽下自己的姓名、單位、聯(lián)系方式等內(nèi)容。記者及來賓簽到后按事先的安排把與會者引到會場就座。
2、嚴格遵守程序
要嚴格遵守會議程序，主持人要充分發(fā)揮主持者和組織者的作用，公布會議的主要內(nèi)容、提問范圍以及會議進行的時間，一般不要超過兩小時。主持人、發(fā)言人講話時間不適合過長，過長了則影響記者提問。對記者所提的題目應(yīng)逐一予以回答，不可與記者發(fā)生沖突。會議主持人要始終把握會議主題，維護好會場秩序，主持人和發(fā)言人會前不要單獨會見記者或提供任何信息。
3、留意相互配合
在發(fā)布會上，主持人和發(fā)言人要相互配合。為此首先要明確分工，各司其職，不答應(yīng)越俎代庖。在發(fā)布會進行期間，主持人和發(fā)言人通常要保持一致的口徑，不答應(yīng)公然頂牛、相互拆臺。廣東沙狐文化總結(jié)出當新聞記者提出的某些題目過于尖銳難以回答時，主持人要想方想法轉(zhuǎn)移話題，不使發(fā)言者難堪。而當主持人邀請某位記者提問之后，發(fā)言人一般要給予對方適當?shù)幕卮穑蝗?，對那位新聞記者和主持人都是不禮貌的。
4、態(tài)度真誠、主動
發(fā)布會自始至終都要留意對待記者的態(tài)度，由于接待記者的質(zhì)量如何，直接關(guān)系到新聞媒體發(fā)布消息的成敗。作為記者?？唇哟殕T對其尊重熱情，并了解其所在的新聞媒體及其作品等；還?？唇哟殕T提供工作之便，如一條有發(fā)布價值的消息，1個有利于拍到照片的角度傲慢，一定要溫文爾雅，彬彬有禮。
三、新品上市發(fā)布會的善后事宜
發(fā)布會舉行完畢后，主辦單位應(yīng)在一定的時間內(nèi)，對其進行一次認真的評估善后工作，主要包括：
1、整理會議資料
整理會議資料有助于全面評估發(fā)布會會議效果，為今后舉行類似會議提供鑒戒。發(fā)布會后要盡快整理出會議記錄材料，對發(fā)布會的組織、布置、主持和回答題目等方面的工作進行回顧和總結(jié)，從中汲取經(jīng)驗，找出不足。
2、收集各方反映
首先要收集與會者對會議的總體反映，檢查在接待、安排、服務(wù)等方面的工作是否有欠妥之處，以便今后改進。其次要收集新聞界的反映，了解一下與會的新聞界人士有多少人為此次新聞發(fā)布會發(fā)表了稿件，并對其進行回類分析，找出輿論傾向，同時，對各種報道進行檢查，若出現(xiàn)不利于本組織的報道，應(yīng)做出良好的應(yīng)對。若發(fā)現(xiàn)不正確或歪曲事實的報道，應(yīng)立即采取行動，說明真相；假如是由于自己失誤所造成的題目，應(yīng)通過新聞機構(gòu)表示謙虛接受并致歉意，以挽回聲譽。
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