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對一些不了解這個行業(yè)的人來說，在做活動策劃時，一定都不知道需要做些什么，下面說下在做活動策劃時必須執(zhí)行的幾件事吧。
一、策劃層面
根據(jù)甲方的意圖，結(jié)合自身的優(yōu)勢，選擇時間、地點、形式、規(guī)模、參與者等。反復與甲方協(xié)商，最終確認。
1、時間：根據(jù)活動的推進節(jié)點，和主要人物的時間表，選擇日期和時間。
2、高端商務活動選擇五星級酒店或高級會所如突出藝術(shù)品位，還可選擇設(shè)計藝術(shù)酒店、畫廊、酒吧等如無特殊要求，不推薦戶外活動，因為天氣因素影響太大可考慮走廊、灰色空間等半室外場地，要求室內(nèi)方案。
3、規(guī)模：結(jié)合甲方的需求，最大類別的品牌推廣可以在體育場舉行數(shù)千場演唱會等形式的一般品牌推廣活動。
4、形式：如果以品牌推廣為目標，可以是單向溝通，主要是在舞臺上，甲方指定的人員可以進行說教、示范等，也可以增加論壇環(huán)節(jié)，邀請甲方品牌的相關(guān)人員，如學者、媒體人、客戶代表等，與甲方品牌的相關(guān)人員，如學者、媒體人、客戶代表等進行交談。
二、客戶層面
1、2-4周提前應該提供客戶，通過電話，文本消息傳送，微通道，微博，APP通知，海報和其他形式的請求最大廣度和深度。
2、活動前一周確認初步客人名單，再次聯(lián)系客戶確認是否來。
3、在活動前3天確認客人名單，并再次與客戶聯(lián)系以確認是否。
4、在活動前一天確認最終清單，并再次與客戶聯(lián)系以確認是否。
5、在當天的嘉賓表示熱烈發(fā)送短信提示，提醒活動時間，地點，過程，氣象，著裝要求。
三、執(zhí)行層面
1、場地確認：盡早確認場地，簽訂場地租賃協(xié)議。
2、桌式：大圓桌、小圓桌、大西式長桌（約30人）、小西式長桌（約6人）、桌式、劇場式、u型、后型等。確保桌椅的數(shù)量和質(zhì)量（款式、材料、包裝等）符合要求。
3、準備階段：確定舞臺搭建的大小和高度、地面材料，并在活動前一天完成施工。
4、舞臺背景：LED確認絲網(wǎng)印刷或背景板以確認設(shè)計草案中，活動前幾天需要確認好，以保證當天順利制作，安裝。
5、音響設(shè)備：確認音響控制臺、電源箱、電線、線槽板、連接線、音響、話筒（手持式、鵝頸式、頭戴式等）、話筒架、電腦等設(shè)備在活動開始前5小時到位，并在活動開始前2小時調(diào)試完畢。
6、燈光設(shè)備：確認光控制單元，照明架，各種燈，和電源線等設(shè)備，在適當位置的情況下，前面的數(shù)字五個小時，在事件之前調(diào)試兩小時。
7、后臺：演員的穿衣、穿衣、等候空間。這項原則是促進上下，不能讓演員通過觀眾來玩，也就是說，在觀眾看不到的時候。大表演，電梯和東西。
8、貴賓休息室：如有必要，您需要考慮移動貴賓專線，服務人員，茶和點心，鮮花和其他安排。
9、車輛：確認貴賓接送，客人車輛路線，停車位，安全指導等問題。
10、在活動開始前一小時，所有演員都就位，而在活動開始前半小時，所有的化妝都完成了。
11、歡迎禮節(jié)：將在活動開始前兩個小時，事件建模前一小時完成。
12、過程控制：預先編制并下發(fā)小結(jié)（執(zhí)行表）給相關(guān)人員，模板如下：
13、可以把舞臺監(jiān)督想象成一個確保舞臺上一切按照劇本進行的人，而不是一個主持人出現(xiàn)時卻不出現(xiàn)的人。
14、控制臺：每個活動必須有一個“控制臺“，一般控制是活動的“總導演“。一般控制并不在現(xiàn)場運行，以找到每個人都能找到你的地方。在正式啟動活動之前，甲方的總控制站處于歡迎的位置，畢竟，客戶是活動的最重要組成部分。
四、物料方面
1、活動前1-3天，所有材料制作和安裝完畢。
2、獎金、伴奏：提前完成選擇和購買3/7天，事件前2/5小時。
3、糧食酒：3-7天提前選擇完整的菜單，也可在酒店或菜單內(nèi)容的送茶外其余的，都經(jīng)過嚴格的質(zhì)量檢查。 1-2小時，然后將事件的地方。
4、提供用餐或喝茶時間必須安排至少一人服務，保持桌面整潔，幫助客人取得食物。
五、宣傳推廣方面
1、預先選擇媒體列表，事先邀請好的媒體記者，并做好登記表格。
2、書面新聞發(fā)布在媒體登記分發(fā)。
3、收集當天或活動后第二天各媒體發(fā)布的圖片和視頻報告。
4、編寫活動摘要。集合活動的結(jié)束。
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