做活動為什么要找活動策劃公司？當(dāng)你已決定要做一個活動策劃，而且經(jīng)過初步的成本估算，你認(rèn)為有足夠的資金， 而且已為活動策劃撥出了一筆專款；你確定了活動的目的，認(rèn)為該活動值得你投資，你現(xiàn)在準(zhǔn)備開始初步策劃。在這個階段，你要決定是否需要外請活動策劃公司幫助、建立由本單位員工組成的活動籌備小組、確定活動類型和時間、從頭到尾設(shè)想活動的全過程。

    當(dāng)策劃重要的活動時，大多數(shù)人只關(guān)注資金問題，而沒有理智地思考相關(guān)問題。你應(yīng)該知道做活動為什么要請活動策劃公司，包括公共關(guān)系方面的專家、有創(chuàng)意的導(dǎo)演或者能幫助管理后勤的制作人。不要認(rèn)為外請這些顧問只是額外的花銷和奢侈品，他們最終能幫你省錢，尤其是在關(guān)鍵時刻。例如一個活動策劃公司能協(xié)助你確定客人名單，確保被邀請的客人都能請到；他們也能協(xié)助舉辦新聞發(fā)布會和準(zhǔn)備新聞資料袋，使你的活動得到國內(nèi)外媒體的關(guān)注；有創(chuàng)意的活動導(dǎo)演能給你提供一個戰(zhàn)略性的活動策劃綱要，包括計劃、組織、后勤和談判方面的要點以及能創(chuàng)造神奇的一些細(xì)節(jié)；制作人能確保所有的設(shè)想成為現(xiàn)實，并負(fù)責(zé)消防和安全工作，辦理各種相關(guān)的許可證和保險事務(wù)。

    想象一下，當(dāng)消防隊長站在門口，準(zhǔn)備取締你的活動，因為你沒有相關(guān)的許可證，或者過多的客人擠在小會場里，或者活動沒有達(dá)到所有的安全標(biāo)準(zhǔn)。這樣會造成多大損失？又如，假設(shè)你舉辦的活動非常精彩，需要媒體進(jìn)行大力宣傳，但媒體卻沒有到場，損失有多大？再如，你的活動不太新穎，媒體報道說客人們還沒等到甜點上來就匆忙退場了，這樣損失有多大？那么做活動請活動策劃公司幫忙，這樣做是多余的花銷呢，還是明智的舉動？

    當(dāng)然，也并不是說什么活動都必須要活動策劃公司的幫忙才能完成，但是，作為活動的主辦方，確實是需要有這種外包思維的認(rèn)識，很多時候并不是所有的事情都自己干就是省錢，畢竟術(shù)業(yè)有專攻，有時候?qū)⒉糠值墓ぷ魍獍o適合的供應(yīng)商，很多的事情會豁然開朗。

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